LAPORAN UMUM

Pengertian Laporan Umum

I. Laporan adalah :

Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.

  

Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal.

Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.

Manfaat Laporan Umum

II. Manfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :

• Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.

• Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.

• Sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.

• Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.

Bagaimana agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

• Clear

Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.

• Mengenai sasaran permasalahannya

Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.

• Lengkap

Kelengkapan tersebut menyangkut :

• Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.

• Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.

• Tepat waktu dan cermat

Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.

• Tetap

Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.

• Objective dan factual

Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.

• Harus ada proses timbal balik

Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.

Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.

Laporan juga berfungsi sebagai :

•   pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas.

•   landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.

•   alat untuk melakukan pengawasan.

•   dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.

Langkah – Langkah Membuat Laporan Umum

III. Langkah-langkah dalam pembuatan laporan

Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :

A. Pengumpulan data dan fakta

Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :

• Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.

• Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.

• Jumlah tenaga kerja per bagian.

• Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.

Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :

• Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.

• Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.

• Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.

B. Pemindahan tabulating data dan fakta

Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :

• Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.

• Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.

• Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.

Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

C. Membuat kerangka laporan

Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :

Pertama : Pendahuluan

Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :

• Maksud dan tujuan pembuatan laporan.

• Maslah yang akan dibahas.

• Batasan masalah.

• Sistematika penulisan laporan.

• Pendekatan penyelesaian yang digunakan.

Kedua : Tubuh Laporan

Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :

• Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.

• Terdapat analisa si pelapor.

• Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor. 

Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :

• Permasalahan.

• Batasan masalah.

• Hipotesa.

• Latar belakang teori.

• Bagian (part).

• Bab-bab (chapters).

• Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.

Ketiga : Saran-saran

Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.

Keempat : Konklusi dan Penutup

Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.

Fungsi Laporan Umum

Fungsi

Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas/perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.

Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi :

• Fungsi Informatif

Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya

• Fungsi Pertanggung jawaban

Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

• Fungsi Pengawasan

Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.

• Fungsi Pengambilan Keputusan

Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.

Prinsip – Prinsip Penulisan Laporan Umum

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

• Lengkap

Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

• Jelas

Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

• Benar / akurat

Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

• Sistematis

Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

• Objektif

Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

• Tepat waktu

Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

Sistematika Laporan Umum

Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah laporan. Secara garis besar, semua laporan memiliki 3 bagian utama, yang terdiri atas : bagian awal/pendahuluan, bagian inti, dan bagian penutup. Namun demikian, setiap laporan memiliki sistematika yang khas. Berikut akan disajikan sistematika laporan secara umum, sistematika artikel hasil penelitian, sistematika artikel nonpenelitian, sistematika makalah, sistematika laporan penelitian, sistematika laporan evaluasi, dan sistematikan laporan analisis.

A. Sistematika Laporan Secara Umum

Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pada dasarnya setiap sistematika laporan itu memiliki 3 bagian utama dan di antara 3 bagian utama itu ada bagian-bagian lagi yang dinamakan subbagian. Berikut adalah sub-sub bagian yang pasti ada di setiap jenis laporan.

Judul

Dalam lembar judul, didalamnya mencakup judul laporan, yang telah menulis/membuat laporan, dan tanggal saat laporan tersebut ditulis/disampaikan.

Kata Pengantar

Dalam lembar kata pengantar, didalamnya berisi ucapan terima kasih kepada orang-orang atau organisasi yang telah membantu pelaksanaan kegiatan yang sedang dilaporkan.

Daftar Isi

Seperti dalam sebuah buku, dalam laporan juga harus menyertakan daftar isi. Hal ini dimaksudkan adalah agar mempermudah pengguna dalam mencari hal-hal yang dibutuhkan.

Abstrak/ringkasan

Abstrak adalah bagian yang paling penting dari laporan dan juga (mungkin) satu-satunya bagian yang dibaca secara rinci oleh pengguna laporan. Karenanya, abstrak harus hati-hati ditulis dan harus berisi gambaran lengkap dari pesan dalam laporan tersebut, dengan ringkasan yang jelas tentang rekomendasi yang akan diberikan.

Ruang Lingkup dan Tujuan

Bagian ini harus mendefinisikan ruang lingkup dan keterbatasan penyelidikan dan tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai.

Metodologi

Bagian ini menjelaskan bagaimana menyelidiki daerah tersebut. Bagaimana mengumpulkan informasi, dari mana dan berapa banyak (misalnya jika menggunakan survei, bagaimana survei dilakukan, bagaimana memutuskan pada kelompok sasaran, berapa banyak yang disurvei, bagaimana mereka disurvei -? Oleh wawancara atau kuesioner).

Pendahuluan/Latar Belakang

Hal ini akan membantu untuk menyempurnakan pembaca ke dalam latar belakang laporan Anda. Berisi secara detail mengenai latar belakang laporan-tapi ingat untuk tetap relevan, faktual dan singkat.

Analisa/Pembahasan

Ini adalah tubuh utama laporan, di mana ide-ide dikembangkan. Pastikan bahwa yang dikembangkan terstruktur, judul yang jelas, dan bahwa pembaca/pengguna dapat menemukan informasi dengan mudah. Sifat bagian ini akan tergantung pada ruang lingkup laporan. Bagian harus berurusan dengan topik utama yang dibahas - harus ada urutan logis, bergerak dari deskriptif ke analitis. Selain itu, harus berisi informasi yang cukup untuk membenarkan kesimpulan dan rekomendasi yang mengikuti. Pemilihan informasi yang tepat sangat penting di sini: jika informasi penting untuk membantu memahami, maka harus dimasukkan; informasi yang tidak relevan harus dihilangkan.

Kesimpulan

Kesimpulan diambil dari analisis di bagian sebelumnya dan harus jelas dan ringkas. Mereka juga harus berkaitan dengan kajian teoritis yang menjadi acuan. Pada tahap ini, tidak ada informasi baru dapat dimasukkan.

Rekomendasi

Pastikan bahwa yang disoroti adalah apa yang pembaca/pengguna ingin tahu dan apa yang harus mereka lakukan sebagai hasil dari membaca laporan, karena tujuan mereka membaca laporan BUKAN untuk menggali informasi. Jadi usahakan, jangan menggunakan kata “disarankan”. Seperti Kesimpulan, rekomendasi-rekomendasi harus jelas berasal dari tubuh utama laporan dan informasi baru juga harus disertakan.

Daftar Pustaka

Daftar Pustaka berisi materi tambahan yang tidak secara khusus disebut, namun yang pembaca mungkin ingin untuk menindaklanjuti.

Sumber : http://muhammad-ashary.blogspot.com/2012/10/laporan-umum.html